Etre efficace et convaincant en visio, mode d’emploi

Que vous soyez Teams, Zoom, Webex ou autres, les communications en visio vous fatiguent, vous semblent peu utiles, vous laissent de marbre ou vous stressent ? Alors il y a un problème. L’installation de la visio dans nos habitudes de (télé)travail s’est accompagnée d’une illusion : il suffit de s’équiper et de maîtriser l’outil. En réalité, la visio a vocation à modifier en profondeur notre façon de communiquer avec nos collaborateurs, nos clients ou fournisseurs. Réussir une session à distance implique un travail bien plus consistant que se contenter d’importer dans l’outil une présentation faite d’habitude en présentiel, et de dérouler. Le distanciel n’est pas qu’une question de géographie. C’est une question de sens. Etre présent, convaincant à distance nécessite apprentissage, préparation, entraînements, réglages et réflexes à acquérir. Sur le fond comme sur la forme.

La communication à distance a ses contraintes. Elle affaiblit le non-verbal, estompe le relationnel et l’humain, a tendance à raidir et refroidir. Pourtant, chaque problème peut être compensé par des techniques pour gagner en présence, en dynamisme, en implication.

La communication à distance a aussi des atouts, qu’il faut exploiter de la bonne manière: la simplicité et la souplesse d’organisation, pouvoir plonger l’interlocuteur dans des visuels, les possibilités d’instaurer une interactivité proche de la conversation…

Mais avant même de mettre en place ces changements concrets, il faut redessiner en amont le sens, les objectifs et le mode opératoire de ces séances en visio. Dans quel but précis une session est programmée ? Où souhaitons-nous en venir ? Les participants sont-ils tous réellement concernés par ce moment et son sujet ? Le sujet, justement, est-il bien clair (et le même) pour tout le monde ? Dans une visio, et contrairement à ce que l’on dit volontiers des voyages, ce qui compte est à la fois la destination et ceux qui nous accompagnent.

Bien souvent, ces questions ne sont pas vraiment tranchées lorsque les invitations sont envoyées, reçues et acceptées. Elles ne le sont pas davantage au moment où chacun se connecte. Des échanges en amont (par mail, téléphone) sont pourtant indispensables pour aller droit au but lors de la session. Plus ou moins consciemment, les visios sont aussi organisées avec un maximum de participants, parfois sans animateur attitré, par facilité ou en pensant opérer un gain de temps et de productivité. C’est l’inverse qui se produit. S’il y a bien une règle absolue qui régit les sessions à distance, la voici : plus c’est court et moins il y a de monde, mieux c’est. En clair, il convient d’éviter les erreurs déjà commises du temps où les réunions étaient en présentiel: trop fréquentes, interminables, inutiles, trop larges, mal préparées.

Il faut ensuite incorporer, et même intensifier, les règles de la prise de parole réussie : être clair, concret, impliqué, convaincant, miser sur soi et pas seulement sur ses slides. Il faut jouer de manière à la fois forte et adaptée sur les leviers clefs de l’empathie et l’interactivité, au travers de techniques variées.

Plus globalement, il faut concevoir chaque session comme un moment particulier, avec une rythmique et un déroulé pensés en amont. Un peu comme on conçoit un scenario, où chaque acteur a un rôle à jouer, dans des scènes successives agencées pour afficher une progression dans la réflexion et dans l’action.

 

 

Couvre-feu : le travail, dernier espace de socialisation ?

C’est la dernière conséquence de la crise sanitaire et de sa gestion délicate : nous voilà contraints d’entretenir et développer nos interactions sociales dans notre sphère professionnelle. Le placement sous couvre-feu nocturne de 18 millions d’urbains entraîne une contrainte inédite : sitôt la journée de labeur terminée, il faut regagner son domicile jusqu’au lendemain matin. Grosso-modo, les relations sociales hors travail ne pourront se renforcer que durant quelques heures en journée, les jours de week-end ou de congés. Les annonces élyséennes d’hier soir peuvent se résumer ainsi: il faut sacrifier en partie notre vie sociale et personnelle pour permettre à notre vie professionnelle (donc à notre économie) de continuer. Plus que jamais le lieu de travail se retrouve donc propulsé en pôle position des environnements pour rencontrer, échanger en direct, ressentir, enrichir sa vie sociale.

Ce couvre-feu de 4 semaines et probablement davantage va rendre encore plus impérieux le besoin d’interactions de qualité dans les entreprises. Des relations humaines qui ont du sens. Où l’écoute, la bienveillance, le partage font loi. Le télétravail et les réunions en visio, érigées en solution miracle en temps de confinement, vont perdre en attrait par temps de couvre-feu. Tous, nous allons faire notre possible, en respectant protocoles et gestes barrières, pour sauvegarder tout le présentiel qui peut l’être car celui-ci devient encore plus rare, donc plus précieux. Le savoir-être en entreprise, les fameuses soft-skills, n’ont pas fini d’avoir le vent en poupe. Communiquer efficacement, développer son intelligence émotionnelle, s’engager et embarquer ses équipes, gagner en autonomie mais en même temps en empathie sont autant de compétences clés valorisées à la faveur des soubresauts de la crise sanitaire. Plus que jamais il va falloir sourire, même si c’est derrière un masque.

Le trac doit aussi se gérer dans les prises de parole à distance

On a tendance à l’oublier: le trac lors de la prise de parole en public surgit également lors d’une réunion à distance. Les outils de visio ne neutralisent pas les appréhensions et en alimentent même de nouvelles. La peur d’intervenir, de ne pas être à la hauteur, de ne pas capter ni convaincre son audience, reste bien présente même si elle prend des formes différentes. Dans un contexte où le non-verbal est limité, les contraintes techniques augmentées et l’interactivité bousculée.
Il faut en tenir compte, se préparer (et préparer ses interlocuteurs). Le site web The Conversation fait le point sur ce phénomène et propose quelques pistes pour y faire face.

The Conversation – Cours et réunions en ligne: comment surmonter sa peur de prendre la parole

Pérenniser le management à distance? Oui, mais à certaines conditions…

Le télétravail imposé par la crise sanitaire est “une béquille temporaire et imparfaite imposée en urgence”, expliquent Mathias Baitan et Audric Mazzietti dans Harvard Business Review France. Il n’a donc pas vocation à être prolongé en l’état. Semaine après semaine, les témoignages sur les aspects sombres du télétravail affluent: sentiment d’isolement des collaborateurs, voire brown-out, délitement du groupe, perte de dynamique collective, leadership du manager devenu mal adapté…

Si les entreprises souhaitent pérenniser, ou même développer le distanciel, il faut donc l’organiser. Réinstaurer une dynamique de groupe, redéfinir les rôles managériaux et pallier l’altération de la communication, affaiblie par la perte du non-verbal, font partie des priorités.

HBR France – Le management de proximité à l’épreuve de la distance

Le télétravail, testé et approuvé!

 

Le télétravail, vous en reprendrez bien encore un peu? Visiblement oui, si on en croit une enquête menée par Malakoff Humanis et relayée aujourd’hui par Le Figaro. Les enseignements sont intéressants. Même si c’était une première pour la moitié des interrogés, les trois-quarts des télétravailleurs estiment que la mise en place a été facile. D’une manière générale, les collaborateurs apprécient les gains en souplesse, flexibilité, autonomie, responsabilisation ou encore gestion du temps.
Bien sûr, le process est largement perfectible. Les salariés, et notamment les primo-arrivants dans le monde du télétravail, ont globalement manqué d’accompagnement. Près d’un tiers ont souffert d’un lien social dégradé, voire de conséquences négatives sur leur motivation ou leur santé.
En clair, la greffe du télétravail a bien pris. Cette pratique imposée par la crise sanitaire a vocation à perdurer au-delà de la pandémie de Covid-19. En s’améliorant.

Le Figaro – 73% des salariés veulent poursuivre le télétravail

La visio, oui mais pas trop… et pas seulement!

Un éclairage du Figaro expliquait tout récemment pourquoi les sessions de visioconférences (Skype, Zoom, Teams…) sont si fatigantes. La crise sanitaire et ses conséquences (confinement, puis déconfinement progressif, puis sortie de crise) imposent de revoir complètement sa manière d’échanger, de travailler, enseigner, former. Il est primordial de préparer soigneusement des rendez-vous en visio en format court. Et prévoir, par exemple, une heure maximum (jusqu’à 2 heures en cas de formation à distance comprenant des temps d’interaction, de visionnages de documents etc.). Ceci implique de ne garder que les messages essentiels. Le souci d’efficacité doit être constant. Chaque intervenant doit pitcher plutôt qu’expliciter. Si besoin, avant et après la séquence en visio, on complète avec des contenus écrits, des fiches synthétiques, des feed-back et débriefings concis mais clairs, en utilisant différents type de supports.

Entre les sessions, on garde le lien avec les mails, le téléphone. Il faut alterner les médias, l’écrit et l’oral. Etre efficace, agile et dynamique dans sa communication devient une compétence incontournable pour tout le monde. Y compris pendant les temps de formation. Cela s’apprend, demande de l’accompagnement, mais le challenge est passionnant.

Le Figaro.fr: Pourquoi les discussions en visioconférence sont si épuisantes