Etre efficace et convaincant en visio, mode d’emploi

Que vous soyez Teams, Zoom, Webex ou autres, les communications en visio vous fatiguent, vous semblent peu utiles, vous laissent de marbre ou vous stressent ? Alors il y a un problème. L’installation de la visio dans nos habitudes de (télé)travail s’est accompagnée d’une illusion : il suffit de s’équiper et de maîtriser l’outil. En réalité, la visio a vocation à modifier en profondeur notre façon de communiquer avec nos collaborateurs, nos clients ou fournisseurs. Réussir une session à distance implique un travail bien plus consistant que se contenter d’importer dans l’outil une présentation faite d’habitude en présentiel, et de dérouler. Le distanciel n’est pas qu’une question de géographie. C’est une question de sens. Etre présent, convaincant à distance nécessite apprentissage, préparation, entraînements, réglages et réflexes à acquérir. Sur le fond comme sur la forme.

La communication à distance a ses contraintes. Elle affaiblit le non-verbal, estompe le relationnel et l’humain, a tendance à raidir et refroidir. Pourtant, chaque problème peut être compensé par des techniques pour gagner en présence, en dynamisme, en implication.

La communication à distance a aussi des atouts, qu’il faut exploiter de la bonne manière: la simplicité et la souplesse d’organisation, pouvoir plonger l’interlocuteur dans des visuels, les possibilités d’instaurer une interactivité proche de la conversation…

Mais avant même de mettre en place ces changements concrets, il faut redessiner en amont le sens, les objectifs et le mode opératoire de ces séances en visio. Dans quel but précis une session est programmée ? Où souhaitons-nous en venir ? Les participants sont-ils tous réellement concernés par ce moment et son sujet ? Le sujet, justement, est-il bien clair (et le même) pour tout le monde ? Dans une visio, et contrairement à ce que l’on dit volontiers des voyages, ce qui compte est à la fois la destination et ceux qui nous accompagnent.

Bien souvent, ces questions ne sont pas vraiment tranchées lorsque les invitations sont envoyées, reçues et acceptées. Elles ne le sont pas davantage au moment où chacun se connecte. Des échanges en amont (par mail, téléphone) sont pourtant indispensables pour aller droit au but lors de la session. Plus ou moins consciemment, les visios sont aussi organisées avec un maximum de participants, parfois sans animateur attitré, par facilité ou en pensant opérer un gain de temps et de productivité. C’est l’inverse qui se produit. S’il y a bien une règle absolue qui régit les sessions à distance, la voici : plus c’est court et moins il y a de monde, mieux c’est. En clair, il convient d’éviter les erreurs déjà commises du temps où les réunions étaient en présentiel: trop fréquentes, interminables, inutiles, trop larges, mal préparées.

Il faut ensuite incorporer, et même intensifier, les règles de la prise de parole réussie : être clair, concret, impliqué, convaincant, miser sur soi et pas seulement sur ses slides. Il faut jouer de manière à la fois forte et adaptée sur les leviers clefs de l’empathie et l’interactivité, au travers de techniques variées.

Plus globalement, il faut concevoir chaque session comme un moment particulier, avec une rythmique et un déroulé pensés en amont. Un peu comme on conçoit un scenario, où chaque acteur a un rôle à jouer, dans des scènes successives agencées pour afficher une progression dans la réflexion et dans l’action.

 

 

Quel ton adopter sur les réseaux sociaux?

C’est entendu, il est incontournable pour une entreprise d’être présente sur les réseaux sociaux. Les stratégies de communication passent par Facebook, LinkedIn ou Twitter, voire Instagram si le visuel apporte une plus-value pour valoriser l’activité. Il reste à choisir et assumer ensuite une manière de communiquer, un ton, une posture. On peut opter pour une approche avant tout humaine ou au contraire s’orienter vers une formule plus institutionnelle.
Il n’y a pas de règle absolue. Tout dépend de votre objectif, de ce que vous “vendez”, du contexte et de l’impression que vous voulez donner.
C’est ce qu’explique ce focus dans la revue canadienne en ligne Gestion, dont la première lecture est accessible en accès libre.

Réseaux sociaux: quel ton adopter?

Leçon de communication efficace par Bill Gates

Comment adopter une communication efficace et précise tout en restant humaine et authentique? Eléments de réponse avec Bill Gates, qui s’est prêté au jeu de l’entretien de recrutement. Dans cette séquence relayée et décryptée par Forbes.fr, il s’est mis dans la peau d’un ingénieur junior postulant chez Microsoft. Il répond aux trois questions classiques d’un entretien d’embauche.

Le résultat est intéressant, forcément amusant sur la forme mais surtout riche en enseignements sur la manière de répondre de manière sérieuse et intelligible, concise et efficace, en gardant une forme de spontanéité… Une manière détournée de donner des pistes et des conseils précis pour recruteurs et recrutés. Et pour tout collaborateur en quête d’amélioration dans ses postures et pratiques en communication.

Entretien D’Embauche : Bill Gates Répond Aux 3 Questions Les Plus Courantes

Couvre-feu : le travail, dernier espace de socialisation ?

C’est la dernière conséquence de la crise sanitaire et de sa gestion délicate : nous voilà contraints d’entretenir et développer nos interactions sociales dans notre sphère professionnelle. Le placement sous couvre-feu nocturne de 18 millions d’urbains entraîne une contrainte inédite : sitôt la journée de labeur terminée, il faut regagner son domicile jusqu’au lendemain matin. Grosso-modo, les relations sociales hors travail ne pourront se renforcer que durant quelques heures en journée, les jours de week-end ou de congés. Les annonces élyséennes d’hier soir peuvent se résumer ainsi: il faut sacrifier en partie notre vie sociale et personnelle pour permettre à notre vie professionnelle (donc à notre économie) de continuer. Plus que jamais le lieu de travail se retrouve donc propulsé en pôle position des environnements pour rencontrer, échanger en direct, ressentir, enrichir sa vie sociale.

Ce couvre-feu de 4 semaines et probablement davantage va rendre encore plus impérieux le besoin d’interactions de qualité dans les entreprises. Des relations humaines qui ont du sens. Où l’écoute, la bienveillance, le partage font loi. Le télétravail et les réunions en visio, érigées en solution miracle en temps de confinement, vont perdre en attrait par temps de couvre-feu. Tous, nous allons faire notre possible, en respectant protocoles et gestes barrières, pour sauvegarder tout le présentiel qui peut l’être car celui-ci devient encore plus rare, donc plus précieux. Le savoir-être en entreprise, les fameuses soft-skills, n’ont pas fini d’avoir le vent en poupe. Communiquer efficacement, développer son intelligence émotionnelle, s’engager et embarquer ses équipes, gagner en autonomie mais en même temps en empathie sont autant de compétences clés valorisées à la faveur des soubresauts de la crise sanitaire. Plus que jamais il va falloir sourire, même si c’est derrière un masque.

Le trac doit aussi se gérer dans les prises de parole à distance

On a tendance à l’oublier: le trac lors de la prise de parole en public surgit également lors d’une réunion à distance. Les outils de visio ne neutralisent pas les appréhensions et en alimentent même de nouvelles. La peur d’intervenir, de ne pas être à la hauteur, de ne pas capter ni convaincre son audience, reste bien présente même si elle prend des formes différentes. Dans un contexte où le non-verbal est limité, les contraintes techniques augmentées et l’interactivité bousculée.
Il faut en tenir compte, se préparer (et préparer ses interlocuteurs). Le site web The Conversation fait le point sur ce phénomène et propose quelques pistes pour y faire face.

The Conversation – Cours et réunions en ligne: comment surmonter sa peur de prendre la parole

Les patrons face à la crise : communication et action

 

Il y a ceux qui ont su communiquer. Il y a ceux qui ont su réagir et agir. La pandémie du Covid-19 illustre parfaitement à quel point la gestion de crise est indissociable de la communication de crise.

Capital.fr a publié à quelques jours d’intervalles deux articles complémentaires sur ce sujet. Dans le premier, le magazine en ligne relate comment de nombreux dirigeants, de petites ou grandes entreprises, de grands groupes traditionnels ou de start-up, ont relevé leurs manches et pris des mesures concrètes pour amortir, à leur échelle et à leur manière, les conséquences humaines de l’épidémie. De mille et une façons, ils ont puisé dans leurs ressources financières, logistiques et humaines pour apporter leur pierre au complexe et hétéroclite édifice anti-Covid-19. Les jeunes pousses ont mis à disposition leur agilité et leur capacité d’innovation, les multinationales ont misé sur leur force de frappe et leur puissance opérationnelle. Sans compter.

Le second article détaille le palmarès des grands patrons qui ont communiqué de manière efficace durant la crise. Le cabinet indépendant APCO Worldwide a analysé les prises de parole des dirigeants du CAC40 dans les articles de presse et réseaux sociaux. Conclusion : les PDG distingués (notamment le trio de tête : Stéphane Richard pour Orange, Sébastien Bazin d’Accor et Antoine Frérot pour Veolia) sont ceux qui ont su allier une forte visibilité dans les médias à l’envoi de messages simples, clairs, concrets et percutants. Pour une prise de parole inspirante dans cette crise, il fallait à la fois adopter une posture, un discours de proximité et proposer des idées fortes et innovantes, à même de faire avancer le débat et le combat.

Certains, à l’instar de Bernard Arnault (LVMH), ont beaucoup fait sans parler. Mais dans ce cas, ce sont leurs proches, leurs équipes et porte-parole qui sont largement montés au créneau médiatique. Tout le monde a entendu parler des actions concrètes déployées rapidement par le groupe : rapatriement de masques depuis la Chine et fabrication massive de gel hydroalcoolique.

Cette crise et ses conséquences sont loin d’être terminées. Le credo de la gestion de crise « faire vite, faire bien et faire savoir » reste plus que jamais d’actualité.

Le télétravail, testé et approuvé!

 

Le télétravail, vous en reprendrez bien encore un peu? Visiblement oui, si on en croit une enquête menée par Malakoff Humanis et relayée aujourd’hui par Le Figaro. Les enseignements sont intéressants. Même si c’était une première pour la moitié des interrogés, les trois-quarts des télétravailleurs estiment que la mise en place a été facile. D’une manière générale, les collaborateurs apprécient les gains en souplesse, flexibilité, autonomie, responsabilisation ou encore gestion du temps.
Bien sûr, le process est largement perfectible. Les salariés, et notamment les primo-arrivants dans le monde du télétravail, ont globalement manqué d’accompagnement. Près d’un tiers ont souffert d’un lien social dégradé, voire de conséquences négatives sur leur motivation ou leur santé.
En clair, la greffe du télétravail a bien pris. Cette pratique imposée par la crise sanitaire a vocation à perdurer au-delà de la pandémie de Covid-19. En s’améliorant.

Le Figaro – 73% des salariés veulent poursuivre le télétravail

Conduire le changement, c’est adapter sa communication

Savoir adapter sa communication : cette compétence précieuse des dirigeants et des managers en temps normal est incontournable en temps de crise. C’est même une clé pour conduire le changement et rebondir. Car la situation actuelle, brutale et anxiogène, mène à un paradoxe : la distanciation physique s’impose alors que le besoin de proximité n’a jamais été aussi fort. Un paradoxe qui n’est qu’apparent et qu’il est urgent de dépasser.

HBR France explique synthétiquement qu’il convient de faire appel à une communication multiformes, en s’adaptant encore davantage à ses interlocuteurs et aux circonstances du moment. Affirmer son leadership, oui, mais pas de manière monolithique. En clarifiant, en prenant soin de briser la glace ou de raconter, de tisser du lien. En exprimant son ressenti et sa curiosité, son intérêt pour l’autre. En temporisant en cas de désaccord, sans menacer l’équilibre des échanges. Bref, aujourd’hui encore plus qu’hier, il est urgent de prendre le temps.

HBR France: La voix du leader doit être multiforme

La visio, oui mais pas trop… et pas seulement!

Un éclairage du Figaro expliquait tout récemment pourquoi les sessions de visioconférences (Skype, Zoom, Teams…) sont si fatigantes. La crise sanitaire et ses conséquences (confinement, puis déconfinement progressif, puis sortie de crise) imposent de revoir complètement sa manière d’échanger, de travailler, enseigner, former. Il est primordial de préparer soigneusement des rendez-vous en visio en format court. Et prévoir, par exemple, une heure maximum (jusqu’à 2 heures en cas de formation à distance comprenant des temps d’interaction, de visionnages de documents etc.). Ceci implique de ne garder que les messages essentiels. Le souci d’efficacité doit être constant. Chaque intervenant doit pitcher plutôt qu’expliciter. Si besoin, avant et après la séquence en visio, on complète avec des contenus écrits, des fiches synthétiques, des feed-back et débriefings concis mais clairs, en utilisant différents type de supports.

Entre les sessions, on garde le lien avec les mails, le téléphone. Il faut alterner les médias, l’écrit et l’oral. Etre efficace, agile et dynamique dans sa communication devient une compétence incontournable pour tout le monde. Y compris pendant les temps de formation. Cela s’apprend, demande de l’accompagnement, mais le challenge est passionnant.

Le Figaro.fr: Pourquoi les discussions en visioconférence sont si épuisantes

Soigner son image en étant solidaire : le combo gagnant en temps de crise globale

C’est la belle histoire du moment en matière de communication et de branding. Elle est signée Décathlon et fait gazouiller les réseaux sociaux de commentaires enthousiastes. L’enseigne sportive a décidé de ne plus vendre son masque de plongée star Easybreath pour le réserver aux personnels soignants en première ligne dans la lutte contre l’épidémie de Covid19. La raison ? Cet accessoire nautique ludique et plutôt basique, peut, une fois adapté et bricolé, devenir un masque d’urgence utile pour les respirateurs hospitaliers et une protection efficace pour les personnels.

Comme toujours en pareil cas, la belle histoire prend forme et prospère sur le web et les réseaux sociaux, à travers vidéos et documents explicatifs, et au fil des commentaires positifs qui tombent en cascade. L’enseigne a toujours été très active sur les réseaux sociaux, où elle a toujours su cultiver à la fois proximité, réactivité et entretenir un fort capital sympathie. Elle illustre à elle seule la capacité du web et des réseaux sociaux à transformer un coup d’arrêt en nouvel élan. Et montre à quel point la réputation d’une marque doit se surveiller comme le lait sur le feu, dans les bons moments comme les mauvais.

A contrario, les enseignes qui ne font pas preuve de la même réactivité peuvent le payer cher. Car en négatif, fleurissent aussi sur Twitter comme LinkedIn des photos et commentaires assassins montrant les rayons d’autres distributeurs continuant à proposer le fameux masque, parfois en promo et en tête de gondole. Une sanction immédiate et sévère, mais le tribunal populaire des réseaux sociaux fonctionne ainsi : hyper réactif, rarement indulgent ou mesuré, il applaudit ou condamne dans l’instant et ignore souvent les circonstances atténuantes.

Les enseignes finissent donc par sauter le pas et réaliser l’impensable il y a peu de temps : associer étroitement la crise sanitaire à leur politique marketing et communication. De préférence de manière subtile et positive, en affichant plus que jamais les valeurs incontournables du moment : solidarité, générosité, engagement.

Les entreprises du luxe et de la mode, les premières à être fortement impactées, avaient lancé le mouvement des initiatives spectaculaires. On se souvent notamment du groupe LVMH qui s’est lancé dans la fabrication massive de gel hydroalcoolique. L’impératif de solidarité s’imprime désormais jusque dans les activités mêmes de vente. A l’instar de la marque de vêtements Iro, qui reverse 10% de ses ventes en ligne à la Fondation AP-HP.

D’une manière générale, toutes les entreprises, petites ou grandes, notamment celles en contact quotidien avec le grand public, sont amenées à intégrer la catastrophe sanitaire à leurs actions, leur posture et leur communication, et ce de manière de plus en plus directe et visible. Les difficultés du moment doivent inspirer vigilance et créativité, être converties en initiatives et idées fortes. Pour préparer la sortie de crise dans les conditions les moins difficiles possibles. Et ne pas sortir de ces temps troublés avec une image abîmée en plus d’un chiffre d’affaires en berne. Car c’est sur cette image préservée que pourra s’opérer un nouveau départ.